Рапорт подається для вирішення питань службового чи особистого характеру. Він може бути в паперовій чи електронній формі. При цьому забороняється встановлювати додаткові вимоги до оформлення рапорту.
Що вказується у рапорті в паперовій формі
- заголовок «Рапорт»
- суть питання
- перелік доданих до рапорту документів або їх копій
- найменування займаної посади
- військове звання, власне ім’я та прізвище
- дата
- особистий підпис.
Командири відповідають на паперовий рапорт, накладаючи резолюцію.
Як подати рапорт в електронній формі
За допомогою:
- засобів СЕДО (система електронного документообігу)
- Державного вебпорталу Армія+
- інших інформаційно-комунікаційних систем, як і введені в експлуатацію в системі Міноборони України.
Як подати рапорт через вебпортал Армія+
Використати доступний шаблон рапорту на порталі:
- заповнити всі текстові поля
- вказати тему та суть свого клопотання
- увести ID-номер свого безпосереднього / прямого командира
- підписати рапорт електронним підписом.
Командир зобов’язаний повідомити кожному свій ID-номер та ID-номер СЕДО підрозділу.
Як відбувається розгляд електронного рапорту
Безпосередній командир відповідає на рапорт шляхом погодження або непогодження рапорту, зазначивши:
- правове обґрунтування та пропозиції
- електронний підпис.
Погоджений рапорт відправляється на розгляд вищому командиру.
Процес триває, поки рапорт не дійде до командира, який має право ухвалити остаточне рішення.
Відмова у задоволенні рапорту має бути вмотивованою.
Командиру (начальнику) забороняється:
- встановлювати додаткові вимоги до оформлення рапорту (наприклад, до полів, кольору чорнила тощо)
- відмовляти у прийнятті рапорту через незначні помилки
- відмовляти у розгляді рапорту через відсутність доданих документів або інформації, яка є або має бути у командира (начальника) чи може бути витребувана ним в інших підрозділів
- вимагати попереднього усного погодження рапорту
- відмовляти у реєстрації власноруч написаних рапортів.